档案管理制度

吴作人国际美术基金会

档案管理制度

 

为了加强吴作人国际美术基金会档案工作,充分发挥档案作用,全面提高档案管理水平,有效地保护及利用档案,为基金会发展服务,特制定本制度。

一、档案管理部门

基金会办公室是本会文书档案的管理部门,其主要职责如下:

1、组织制定或参与制定档案立卷、建档和归档工作的相关规章制度;

2、认真做好基金会、秘书处各类文书档案的收集、整理、保管和利用工作;

3、指导和监督本会其他部门各类文件、材料的立卷归档工作;

4、负责做好永久性档案保存或向有关档案机构的移交工作;

5、努力提高档案管理的水平和技术,逐步实现档案管理现代化、科学化、电子化。

二、档案管理体制

1、归档范围

(1)规范性文件:包括上级颁发、需要本会执行的,或由本会制发的各种正式文件、规章制度等。

(2)本会章程、理事会、监事会形成的文件、决议及重要材料。

(3)本会的各种工作计划、总结、报告、领导批示、会议纪要、工作简报、新闻稿件、项目资料、图片等。

(4)本会与有关单位、部门签订的各类合同、协议书等文件材料。

(5)证件性文书资料:包括法人登记证、法人代码证、税务登记证、银行开户许可证、社会保险登记证、以及本会获得的各类荣誉牌匾、锦旗、证书、达标证书和证明等。

(6)财务、会计及其管理方面的文件材料。

(7)员工劳动合同、劳动工资、人事、法律事务管理等方面的文件材料。

(8)本会固定资产、设备仪器登记、保管方面的文件材料。

(9)声像制品资料:包括本会在其各种公益慈善活动活动中,以及在外学习、考察时或外部门提供的,以声像形式记录或拷贝下来的各种资料。

(10)本会对外的正式发文和与相关机构来往的各种函件。

2、管理部门

(1)本会档案工作实行集中与分散管理相结合的体制。由办公室负责主体档案的集中管理,并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。同时负责其他部门移交档案的管理。

(2)对其他部门直接分管的各类文件、资料档案,实行分散管理。项目部负责本部门各类活动开展和所需文件、资料、图片及制度的建档与管理;财务部负责所有财务文件、会计资料、账表、票据及制度的建档与管理。

(3)各部门负责管理的文件、资料、图片及制度,不得随意处置,应定期交由办公室统一归档处理。

三、平时进档归卷

1、各部门都要建立健全平时归卷制度,及时将领导签批的文件材料收集齐全,并加以整理归卷。

2、各部门应及时将办理完毕或批存的文件材料,及时转交办公室集中统一进档保管。

四、归档案卷保存

1、案卷质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值实行归档,便于保管和利用。

2、所有归档文件材料的种类、份数,以及每份文件的页数均应齐全完整。

3、在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件,分别立在一起,不得分开,应予合并立卷。

4、对不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的请示与批复,应放在复文立卷;没有复文的,放在请示年立卷;跨年度的规划放在针对的第一年立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年,其他文件的立卷按照有关规定执行。

5、卷内文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起。

6、永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写《卷内文件目录》。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。

7、案卷封面,应逐项按规定用毛笔或钢笔书写,字迹要工整、清晰。

五、本制度自发布之日起执行。